Allgemeine Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrem Studium an der IU

Im Rahmen Ihres Studiums an der IU ist es erforderlich, dass die IU Daten zu Ihrer Person verarbeitet. Diese Schreiben informiert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich der Aufnahme und Durchführung Ihres Studiums mit IU. Sofern Sie ein studentisches Beschäftigungsverhältnis mit der IU eingehen, erhalten Sie über die Datenverarbeitung insoweit eine gesonderte Information. Einzelheiten zur Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website erhalten Sie in der im Internet verfügbaren Datenschutzerklärung für die Website. Die Datenverarbeitung durch Online-Tools wird Ihnen bei den entsprechenden Tools erläutert.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Die IU Internationale Hochschule GmbH, Juri-Gagarin-Ring 152, 99084 Erfurt, („IU“), ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Wir haben Frau Dr. Annette Demmel, SPB DPO Services GmbH, Unter den Linden 21, 10117 Berlin, annette.demmel@spb-dpo-services.com, zu unserer Datenschutzbeauftragten bestellt.

Zweck der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

·        Studierendenverwaltung, einschließlich Immatrikulation, Durchführung des Studiums, Ausstellen von Ausweisen und ähnlichen Dokumenten, Festsetzung und Einzug von Studiengebühren, erforderlichenfalls An- und Abwesenheitskontrolle, Organisation des Lehrbetriebs (online und virtuelle Veranstaltungen), Anmeldung und Teilnahme an Lehrveranstaltung, Bereitstellen und Verteilen von Lehrmaterial, Entgegennahme und Verteilung von Studienleistungen einschließlich Plagiatsprüfungen, Durchführung von Prüfungen und Ausstellen von Prüfungsbescheinigungen oder Zeugnissen, sonstige allgemeine Verwaltungs- und Personalprozesse, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Lehrbetriebs erforderlich sind;

·        Studienbetreuung einschließlich Gesprächsangebote;

·        Führen gesetzlich vorgesehener Aufzeichnungen, einschließlich Buchführung;

·        interne und externe Revision;

·        Buchung, Durchführung und Abrechnung etwaiger Leistungen;

·        Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Meldepflichten;

·        Bereitstellung der betrieblichen IT-Infrastruktur einschließlich Hardware und Software, Telekommunikation und elektronischer Kommunikation, einschließlich des Internets, mobiler Anwendungen, Fernwartungszugriff, Online-Meetings, sonstige technische Einrichtungen für den Lehrbetrieb und das Lernen und Ablegen von Prüfungen mittels Software, Lizenzvergabe und Lizenzkontrolle, Zuweisung von Benutzerrechten, Debugging und Troubleshooting, Betrieb einer Firewall und ähnlichen Sicherheitseinrichtungen, URL- und Malware-Filterung sowie Malware-Reporting, Tracking von auf Wechselmedien kopierten Dateien, Ticketsystem für Anfragen und Helpdesk, Einsatz von IT-Sicherheitssoftware und Überwachung der rechtmäßigen Nutzung im zulässigen Maß;

·        interne Audits zur Einhaltung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher und anderer Unternehmensführungspflichten und interner Richtlinien, im Falle des Verdachts von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten zur Aufdeckung dieser einschließlich der Untersuchung von Compliance-Verstößen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) zur Durchführung des Studienvertrags mit Ihnen verarbeitet. Soweit wir gehalten sind, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung zu verarbeiten, erfolgt dies auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, oder in Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten an eine andere Konzerngesellschaft oder an andere Empfänger für die von uns oder einem Dritten verfolgten legitimen Interessen übertragen, werden wir dies auf Basis und in Übereinstimmung mit Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO vornehmen, um gemeinsame betriebliche Infrastruktur, z.B. IT-Systeme, oder Online-Tools für den Lehrbetrieb und Prüfungen, einschließlich der Plagiatskontrolle zu nutzen. In Ausnahmefällen, in denen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht erforderlich ist, um das Studienverhältnis mit Ihnen durchzuführen, wir Ihnen aber eine entsprechende Verarbeitung vorschlagen möchten, werden wir Sie gesondert um Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) bitten. Nähere Informationen erhalten Sie dann in diesem Zusammenhang.

Empfänger

Zu Ihren personenbezogenen Daten haben ausschließlich Mitarbeiter und Lehrpersonal der IU Zugriff, die mit Tätigkeiten betraut sind, die im Abschnitt ‚Zweck der Verarbeitung‘ beschrieben sind. Darüber hinaus erbringen ggf. unsere Konzerngesellschaften IT-Dienstleistungen für uns. Eine Übersicht über die Konzerngesellschaften senden wir Ihnen gerne zu. Mitarbeiter dieser Firmen haben ggf. in dem zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Maß Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Des Weiteren bedienen wir uns der Hilfe verschiedener externer Dienstleister zum Betrieb unserer IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikation, dem Betrieb unserer Websites, sowie der Verwaltung.

Im Rahmen des Studienangebots über das Internet einschließlich der Plagiatskontrolle, z.B. Online-Tutorials, nutzen wir verschiedene Funktionen von externen Anbietern (nachfolgend „Online-Tools“ genannt), die Ihren Namen, Angaben zu Ihren Kursen und deren Inhalt erhalten, einschließlich Aufzeichnungen Ihrer Stimme und Videoaufzeichnungen Ihrer Person. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der europäischen Union übermittelt, insbesondere in die Vereinigten Staaten von Amerika. Die Übermittlung sichern wir vertraglich durch den Abschluss der EU Standardverträge zur Datenverarbeitung in Drittländern ab. Wir stellen Ihnen gerne eine Kopie zur Verfügung, wenn Sie sich unter datenschutz@iu.org an uns wenden. Detaillierte Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Online-Tools finden Sie jeweils neben dem Start-Button des jeweiligen Online-Tools.

Datenkategorien

Wir verarbeiten die folgenden Datenkategorien:

Stamm- und Kontaktdaten

·        Name

·        Geburtsdatum

·        Geschlecht

·        Staatsangehörigkeit

·        Personalausweisnummer bzw. Nummer des Reisepasses und ausstellendes Land oder Behörde

·        Fotografien

·        Private Anschrift

·        Private Kontaktdaten

Angaben zum Studienverhältnis

·        Details im Zusammenhang mit der Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Studiums

·        Studiengang

·        Details aus Bewerbungsverfahren, z.B. Lebenslauf

·        Eintritts- und Austrittsdatum

·        Berufliche Ausbildung und Laufbahn

·        Qualifikationen und Zeugnisse bzw. Abschlüsse

·        Kompetenzen

·        Kursteilnahme

·        Erbrachte Studienleistungen

·        Leistungsbeurteilung

·        Erbrachte Prüfungsleistungen

·        Prüfungsbeurteilung

·        Kontoverbindung oder sonstige Zahlungsdaten

Versicherungsdaten

·        Angaben zu Pflege-, Kranken-, Arbeits- und Sozialversicherungen

·        Angaben zu weiteren Pflicht- oder gewählten Versicherungen

Angaben im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur

·        Nutzungsdaten von betrieblicher IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikationsmittel, z.B. Internet, Telefon und Intranet

·        Login-Informationen wie Datum oder Zeit, genutzte Seiten, übertragene und empfangene Daten, gebuchte und besuchte Kurse

·        Aufzeichnungen Ihrer Stimme und Videoaufnahmen Ihrer Person im Rahmen der Durchführung von Kursen oder Ablegen von Prüfungen über das Internet

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden jeweils für die Dauer gespeichert, die gesetzlich vorgeschrieben ist oder die wir im Hinblick auf die Aufgabenerfüllung festlegen. Einzelheiten zu der Speicherdauer einzelner Datenkategorien, können Sie auf Anfrage unter datenschutz@iu.org erfahren.

Ihre Rechte

Sie können uns entweder schriftlich oder per E-Mail datenschutz@iu.org kontaktieren, um folgende Rechte auszuüben:

·        Auskunft zu Ihren Daten, um diese zu kontrollieren und zu überprüfen,

·        Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten,

·        Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, dies umfasst auch das Recht unvollständige oder falsche Daten durch ergänzende Mitteilung zu vervollständigen,

·        Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,

·        Sie können Ihre bereitgestellten Daten in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern Sie zu der Verarbeitung Ihre Einwilligung gegeben haben oder die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht.

Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Um dieses Beschwerderecht auszuüben, können Sie sich an die für Ihren Wohnort zuständige oder an die für die IU zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Warum werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben?

Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Studienverhältnisses mit Ihnen. Sie haben die Möglichkeit, von der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten abzusehen oder uns unvollständige Informationen zu überlassen. Dies kann jedoch dazu führen, dass wir das Studienverhältnis mit Ihnen nicht durchführen können. Bitte beachten Sie, dass wir unseren Studenten als international tätiges Unternehmen die Teilnahme an Kursen teilweise, manchmal auch ausschließlich über das Internet über Online-Tools ermöglichen müssen. Hierzu nutzen wir das Angebot verschiedener Softwareprovider insbesondere in den Vereinigten Staaten von Amerika oder in anderen Ländern außerhalb der Europäischen Union. Nähere Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Online-Tools finden Sie jeweils neben dem Start-Button des Online-Tools.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet.