ALLGEMEINE HINWEISE ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT IHREM STUDIEN- BZW. WEITERBILDUNGSPROGRAMMS AN DER IU Internationale Hochschule („IU“)
Im Rahmen Ihres Studien- bzw. Weiterbildungsprogramms an der IU ist es erforderlich, dass die IU-Daten zu Ihrer Person verarbeitet. Dieses Schreiben informiert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich der Aufnahme und Durchführung Ihres Studiums bzw. Ihrer Weiterbildung mit IU. Sofern Sie ein studentisches Beschäftigungsverhältnis mit der IU eingehen, erhalten Sie über die Datenverarbeitung insoweit eine gesonderte Information. Einzelheiten zur Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website erhalten Sie in der im Internet verfügbaren Datenschutzerklärung für die Website. Die Datenverarbeitung durch Online-Tools wird Ihnen bei den entsprechenden Tools erläutert.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte
IU Group N.V., Square Ambiorix 10, BE-1000 Bruxelles („IU Group“) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten themenbezogen in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit weiteren konzernangehörigen Gesellschaften (alle geschäftsansässig Mülheimer Straße 38, 53604 Bad Honnef, sofern nicht anders angegeben). Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Betrieb der IU Internationalen Hochschule erfolgen in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit der IU Internationale Hochschule GmbH, Juri-Gagarin-Ring 152, 99084 Erfurt („IU“), auch im Hinblick auf deren Studienangebote einschließlich Kontaktaufnahme und Zusendung von Informationen. Für zentrale Services im Konzern wie Controlling-, Rechnungswesens- und Personalverwaltung, Office-, Prozess- und Qualitätsmanagement, Einkauf und Verkauf sowie zentrale Dienstleistungen bedienen sich die vorstehend genannten Gesellschaften der Unterstützung der IU Corporate Services GmbH, die zusätzlich verantwortlich für die Datenverarbeitung ist; IU IT Services GmbH, Ridlerstr. 57, c/o IU Group NV, 80339 München, in Bezug auf die Bereitstellung der betrieblichen IT-Infrastruktur einschließlich Hardware und Software, Telekommunikation und elektronischer Kommunikation; IU Examination Service GmbH für Serviceleistungen im Bereich der Prüfungsaufsicht; IU Marketing Service GmbH sowie IU Sales Services GmbH, Ridlerstr. 57, c/o IU Group NV, 80339 München, für Dienstleistungen im Bereich Marketing und Vertrieb (hierzu zählt auch die Vermarktung über diese Website und der Betrieb des Bewerberportals für Studierende); IU Commercial 1 GmbH für die Leitung des Online-Campus und IU Commercial 2 GmbH für die Leitung der Campus Standorte und im Hinblick auf die Campusprogramme; IU Student Services GmbH zusammen mit der jeweiligen GmbH, die für den jeweiligen Standort besteht und nach ihrem Städtenamen benannt ist, z.B. IU Dortmund GmbH oder IU Bonn GmbH, zur Betreuung von Studieninteressierten und Studierenden, insbesondere Studienberatung. Auszüge aus der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an datenschutz@iu.org.
Die IU hat Dr. Annette Demmel, SPB DPO Services GmbH, An der Buche 4, 13465 Berlin, annette.demmel@spb-dpo-services.com zur Datenschutzbeauftragten für die vorgenannten Gesellschaften bestellt. Sie können die IU Group entweder schriftlich oder per E-Mail unter datenschutz@iu.org kontaktieren.
Zweck der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:
Teilnehmenden- bzw. Studierendenverwaltung, ggf. einschließlich der Immatrikulation, Durchführung der Weiterbildung bzw. des Studiums, Ausstellen von Ausweisen und ähnlichen Dokumenten, Festsetzung und Einzug von Studien- bzw. Weiterbildungsgebühren, erforderlichenfalls An- und Abwesenheitskontrolle, Organisation des Lehrbetriebs (online und virtuelle Veranstaltungen), Anmeldung und Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Bereitstellen und Verteilen von Lehrmaterial, Entgegennahme und Verteilung von Weiterbildungs- bzw. Studienleistungen einschließlich Plagiatsprüfungen, Durchführung von Prüfungen und Ausstellen von Prüfungsbescheinigungen, Zeugnissen oder Zertifikaten, sonstige allgemeine Verwaltungs- und Personalprozesse, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Lehrbetriebs erforderlich sind;
Weiterbildungs- bzw. Studienbetreuung einschließlich Gesprächsangebote;
Führen gesetzlich vorgesehener Aufzeichnungen, einschließlich Buchführung;
interne und externe Revision;
Buchung, Durchführung und Abrechnung etwaiger Leistungen;
Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Meldepflichten;
Bereitstellung der betrieblichen IT-Infrastruktur einschließlich Hardware und Software, Telekommunikation und elektronischer Kommunikation, einschließlich des Internets, mobiler Anwendungen, Fernwartungszugriff, Online-Meetings, sonstige technische Einrichtungen für den Lehrbetrieb und das Lernen und Ablegen von Prüfungen mittels Software, Lizenzvergabe und Lizenzkontrolle, Zuweisung von Benutzerrechten, Debugging und Troubleshooting, Betrieb einer Firewall und ähnlichen Sicherheitseinrichtungen, URL- und Malware-Filterung sowie Malware-Reporting, Tracking von auf Wechselmedien kopierten Dateien, Ticketsystem für Anfragen und Helpdesk, Einsatz von IT-Sicherheitssoftware und Überwachung der rechtmäßigen Nutzung im zulässigen Maß;
interne Audits zur Einhaltung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher und anderer Unternehmensführungspflichten und interner Richtlinien, im Falle des Verdachts von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten zur Aufdeckung dieser einschließlich der Untersuchung von Compliance-Verstößen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) zur Durchführung des Studienvertrags mit Ihnen verarbeitet. Soweit wir gehalten sind, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung zu verarbeiten, erfolgt dies auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO, oder in Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten an eine andere Konzerngesellschaft oder an andere Empfänger für die von uns oder einem Dritten verfolgten legitimen Interessen übertragen, werden wir dies auf Basis und in Übereinstimmung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO vornehmen, um gemeinsame betriebliche Infrastruktur, z.B. IT-Systeme, oder Online-Tools für den Lehrbetrieb und Prüfungen, einschließlich der Plagiatskontrolle zu nutzen. In Ausnahmefällen, in denen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht erforderlich ist, um das Studienverhältnis mit Ihnen durchzuführen, wir Ihnen aber eine entsprechende Verarbeitung vorschlagen möchten, werden wir Sie gesondert um Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) bitten. Nähere Informationen erhalten Sie dann in diesem Zusammenhang, sofern in dieser Datenschutzerklärung keine Erläuterung enthalten ist.
Sollten Sie Ihr Studienverhältnis kündigen und uns gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a ) DS-GVO Ihre Einwilligung gegeben haben, Sie in diesem Zusammenhang zu kontaktieren, werden wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um mit Ihnen über die Gründe der Kündigung, die mögliche Fortführung des Studiums in inhaltlich geänderter Form oder in einem anderen zeitlichen Rahmen sowie andere mit der Kündigung zusammenhängende Fragestellungen zu sprechen. Sofern Sie eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme nach Kündigung zu diesem Zweck nicht geben, lässt dies die Wirksamkeit einer bestehenden Einwilligung, zu Werbezwecken kontaktiert zu werden, unberührt. Sie können Ihre Einwilligung(en) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an datenschutz@iu.org.
Sofern Sie sich entscheiden, mit uns zur Durchführung des Studiums bzw. der Weiterbildung per WhatsApp zu kommunizieren, verarbeiten wir insoweit Ihre personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung durch die IU ist Ihr Nutzen unserer WhatsApp-Channels nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Die Datenverarbeitung durch WhatsApp richtet sich nach den Datenschutzrichtlinien von WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, für Nutzer innerhalb der Europäischen Union, bzw. WhatsApp Inc. für alle anderen Nutzer. Die Datenschutzrichtlinie ist unter https://www.whatsapp.com/legal/?lg=de&lc=DE&eea=1#privacy-policy abrufbar.
Sofern Sie sich entscheiden, mit uns zur Durchführung der Weiterbildung bzw. des Studiums per Live-Chat oder Chat-Bot zu kommunizieren, verarbeiten wir insoweit Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit von zugestellten Nachrichten sowie Themen und Angaben, die Sie über den Live-Chat oder Chat-Bot zugänglich machen. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung durch die IU ist Ihr Nutzen unserer Chats nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Die Datenverarbeitung durch den Live-Chat und Chat-Bot richtet sich nach den Datenschutzrichtlinien von Genesys Telecommunications Laboratories B.V. mit Sitz in Gooimeer 6 – 02, 1411 DD Naarden, Niederlande. Die Datenschutzrichtlinie ist unter Genesys Cloud Resource Center abrufbar.
Empfänger
Zu Ihren personenbezogenen Daten haben ausschließlich Mitarbeiter und Lehrpersonal der IU Zugriff, die mit Tätigkeiten betraut sind, die im Abschnitt ‚Zweck der Verarbeitung‘ beschrieben sind. Darüber hinaus erbringen ggf. unsere Konzerngesellschaften IT-Dienstleistungen für uns. Eine Übersicht über die Konzerngesellschaften senden wir Ihnen gerne zu. Mitarbeiter dieser Firmen haben ggf. in dem zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Maß Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Des Weiteren bedienen wir uns der Hilfe verschiedener externer Dienstleister zum Betrieb unserer IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikation, dem Betrieb unserer Websites, sowie der Verwaltung.
Im Rahmen des Studienangebots über das Internet einschließlich der Plagiatskontrolle, z.B. Online-Tutorials, nutzen wir verschiedene Funktionen von externen Anbietern (nachfolgend „Online-Tools“ genannt), die Ihren Namen, Angaben zu Ihren Kursen und deren Inhalt erhalten, einschließlich Aufzeichnungen Ihrer Stimme und Videoaufzeichnungen Ihrer Person. Sofern wir hierbei Daten an Dienstleister in sog. Drittländer übermitteln, ist dies bei der jeweiligen Anwendung in der Datenschutzerklärung myIU beschrieben. Diese Drittländer verfügen zum Teil nicht über ein angemessenes Datenschutzniveau. Insbesondere bei einer Datenübermittlung in die USA besteht das Risiko, dass Deine personenbezogenen Daten von den dortigen Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden, ohne dass Sie davon Kenntnis erlangen oder Ihnen ausreichende Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Wir sichern eine Übermittlung in Drittländer regelmäßig durch Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln ab. Eine Kopie können Sie unter https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?uri=CELEX%3A32021D0914&locale=de abrufen. Sollten einige Anbieter verbindliche interne Unternehmensvorschriften (Binding Corporate Rules) für den Datenschutz nutzen oder der Transfer abgesichert ist, da ein Unternehmen nach dem Data Privacy Framework zertifiziert ist (siehe https://www.dataprivacyframework.gov/s/program-overview), wird dies bei den einzelnen Anwendungen erläutert. Detaillierte Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Online-Tools finden Sie jeweils neben dem Start-Button des jeweiligen Online-Tools.
Nutzen Sie den WhatsApp-Channel der IU, um mit uns zu kommunizieren, erhalten neben Mitarbeitern von WhatsApp und der IU auch Mitarbeiter unseres Vertragspartners MessengerPeople GmbH, der den WhatsApp Channel betreut, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. In diesem Rahmen ist es sicherlich nicht ausgeschlossen, dass Ihre personenbezogenen Daten auf WhatsApp Servern in den USA gespeichert werden. Nähere Informationen hierzu finden sich in WhatsApps Datenschutzrichtlinie https://www.whatsapp.com/legal/?lg=de&lc=DE&eea=1#privacy-policy WhatsApp LLC ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert.
Datenkategorien
Wir verarbeiten die folgenden Datenkategorien:
Stamm- und Kontaktdaten
Name
Geburtsdatum
Geschlecht
Staatsangehörigkeit
Personalausweisnummer bzw. Nummer des Reisepasses und ausstellendes Land oder Behörde
Fotografien
Private Anschrift
Private Kontaktdaten
Falls Sie unseren WhatsApp-Channel nutzen, Angaben aus Ihren Statusmeldungen sowie Datum und Uhrzeit von zugestellten Nachrichten
Falls Sie den Live Chat oder den Chat Bot nutzt, verarbeiten wir auch Angaben, die Sie über den Live-Chat oder Chat Bot zugänglich machen
Angaben zum Vertragsverhältnis (nur bei Studienprogrammen)
Details im Zusammenhang mit der Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Weiterbildung bzw. des Studiums
Weiterbildungsprogramm bzw. Studiengang
Details aus Bewerbungsverfahren, z.B. Lebenslauf
Eintritts- und Austrittsdatum
Berufliche Ausbildung und Laufbahn
Qualifikationen und Zeugnisse bzw. Abschlüsse
Kompetenzen
Kursteilnahme
Erbrachte Weiterbildungs- bzw. Studienleistungen
Leistungsbeurteilung
Erbrachte Prüfungsleistungen
Prüfungsbeurteilung
Kontoverbindung oder sonstige Zahlungsdaten
Versicherungsdaten
Angaben zu Pflege-, Kranken-, Arbeits- und Sozialversicherungen
Angaben zu weiteren Pflicht- oder gewählten Versicherungen
Angaben im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur
Nutzungsdaten von betrieblicher IT-Infrastruktur einschließlich der elektronischen Kommunikationsmittel, z.B. Internet, Telefon und Intranet
Login-Informationen wie Datum oder Zeit, genutzte Seiten, übertragene und empfangene Daten, gebuchte und besuchte Kurse
Aufzeichnungen Ihrer Stimme und Videoaufnahmen Ihrer Person im Rahmen der Durchführung von Kursen oder Ablegen von Prüfungen über das Internet
Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden jeweils für die Dauer gespeichert, die gesetzlich vorgeschrieben ist oder die wir im Hinblick auf die Aufgabenerfüllung festlegen. Einzelheiten zu der Speicherdauer einzelner Datenkategorien, können Sie auf Anfrage unter datenschutz@iu.org erfahren.
Ihre Rechte
Sie können uns entweder schriftlich oder per E-Mail datenschutz@iu.org kontaktieren, um folgende Rechte auszuüben:
Auskunft zu Ihren Daten, um diese zu kontrollieren und zu überprüfen,
Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten,
Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, dies umfasst auch das Recht unvollständige oder falsche Daten durch ergänzende Mitteilung zu vervollständigen,
Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
Sie können Ihre bereitgestellten Daten in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern Sie zu der Verarbeitung Ihre Einwilligung gegeben haben oder die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht.
Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Um dieses Beschwerderecht auszuüben, können Sie sich an die für Ihren Wohnort zuständige oder an die für die IU zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.
Warum werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben?
Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen. Sie haben die Möglichkeit, von der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten abzusehen oder uns unvollständige Informationen zu überlassen. Dies kann jedoch dazu führen, dass wir das Vertragsverhältnis mit Ihnen nicht durchführen können. Bitte beachten Sie, dass wir unseren Studierenden bzw. Teilnehmenden als international tätiges Unternehmen die Teilnahme an Kursen teilweise, manchmal auch ausschließlich über das Internet über Online-Tools ermöglichen müssen. Hierzu nutzen wir das Angebot verschiedener Softwareprovider insbesondere in den Vereinigten Staaten von Amerika oder in anderen Ländern außerhalb der Europäischen Union. Nähere Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Online-Tools finden Sie jeweils neben dem Start-Button des Online-Tools.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet.